Como escrever um CV administrativo eficaz
Os anúncios administrativos recebem muitíssimas candidaturas. O seu CV deve mostrar logo o seu nível de autonomia.
O que destacar
Responda a estas perguntas já no perfil.
- Que parte da administração faz: clientes, fornecedores, bancos, cobranças, salários.
- Até onde vai: lançamentos básicos, regularizações, apoio ao fecho.
- Que ERP e ferramentas usa.
- Em que tipo de empresas: PME, gabinetes, grupos, setor.
Números úteis
Tornam concretas as suas responsabilidades.
- Faturas emitidas ou registadas por mês.
- Número de contas bancárias geridas.
- Resultados mensuráveis: menos créditos vencidos, fechos mais rápidos.
Perfil profissional
Três a cinco linhas de abertura: experiência, área, ferramentas e um ponto forte.
Exemplo
Adapte com os seus dados reais.
- «Assistente administrativa com 6 anos de experiência em PME. Faço com autonomia a gestão de clientes e fornecedores, registos de caixa e bancos e reconciliações, e apoio o contabilista nos fechos. Utilizo ERP e Excel avançado.»
Variante para gabinete de contabilidade
Aqui conta a gestão de vários clientes.
- «Técnico administrativo com experiência em gabinete de contabilidade: lançamentos contabilísticos de 40 clientes, declarações de IVA e apoio aos sócios nas declarações fiscais.»
Experiência profissional
Para cada experiência indique função, tipo e dimensão da empresa, cidade, período e 5-8 tarefas concretas.
Como descrever as tarefas
Comece pelas mais importantes e autónomas.
- Use verbos precisos: emiti, registei, reconciliei, preparei, verifiquei.
- Indique volumes e frequência (diária, mensal, anual).
- Esclareça o que fazia com autonomia e o que fazia em apoio a outros.
Dimensão e setor da empresa
Ajudam a perceber o contexto.
- Indique o número de colaboradores ou a faturação, se não for confidencial.
- Indique o setor: comércio, indústria, serviços, construção.
Competências técnicas e transversais
Escolha 8-12 competências precisas. Evite entradas genéricas como «contabilidade» sem detalhe.
Competências técnicas
As mais pedidas nos anúncios.
- Faturação eletrónica.
- Registos de caixa e bancos, contabilidade básica e reconciliações.
- Vencimentos e cobranças.
- Retenções na fonte e pagamentos de impostos, se os tratar.
- Excel: tabelas dinâmicas, funções de procura, formatação condicional.
Competências transversais
Ligue-as a exemplos concretos.
- Rigor e controlo de dados.
- Organização e gestão de prazos.
- Confidencialidade.
- Comunicação cordial mas firme nas cobranças.
Formação e certificações
Um curso técnico de contabilidade ou uma licenciatura em economia são um bom ponto de partida, mas os cursos práticos também contam.
O que indicar
Por ordem de relevância.
- Curso de contabilidade, administração ou licenciatura em economia/gestão.
- Cursos de contabilidade, salários, faturação eletrónica.
- Cursos de Excel ou certificações informáticas.
- Cursos de línguas, se a empresa trabalha com o estrangeiro.
ERP e ferramentas informáticas
Conhecer software de gestão é muitas vezes um requisito: indique-o com precisão.
O que escrever
Nome do software e nível de utilização.
- ERP e programas de contabilidade usados (por exemplo SAP Business One, Primavera, PHC, TeamSystem, Zucchetti ou outros).
- Homebanking empresarial e portais de pagamento.
- Portais de faturação eletrónica e arquivo digital.
- Office ou Google Workspace, com o seu nível de Excel.
Se o anúncio pede um software que não conhece
Indique os que conhece e sublinhe que aprende depressa: os ERP funcionam de forma parecida, e muitas empresas sabem-no.
Palavras-chave dos anúncios
Muitas empresas e agências filtram os CV com software ATS. Use as palavras do anúncio quando descrevem de facto o seu trabalho.
Palavras-chave frequentes
Inclua-as no perfil, na experiência e nas competências.
- Assistente administrativa / administrativo / técnico administrativo
- Faturação eletrónica / clientes / fornecedores
- Lançamentos contabilísticos / reconciliações bancárias / vencimentos
- Cobranças / gestão de crédito / pagamentos a fornecedores
- ERP / software de gestão / Excel / tabelas dinâmicas
Verifique o seu CV
Com o verificador ATS gratuito da WizardsCV pode comparar o seu CV com um anúncio e ver que palavras-chave faltam.
Formato e layout compatíveis com ATS
Numa função administrativa, o próprio CV é um exemplo da sua organização e rigor.
Regras práticas
Ordem e coerência.
- Uma ou duas páginas, alinhamentos precisos, datas no mesmo formato.
- Títulos de secção padrão e texto selecionável.
- Nenhuma gralha: neste trabalho nota-se logo.
- PDF com nome claro.
Erros a evitar
Erros que fazem perder entrevistas em funções administrativas.
Os mais comuns
Reveja o CV linha a linha.
- Escrever «contabilidade» sem dizer até que nível.
- Dizer que fazia a contabilidade completa quando só lançava dados.
- Não indicar os programas usados.
- Gralhas, datas incoerentes, formatos diferentes.
- Listas longas de competências informáticas básicas (ex.: «utilização da internet»).
CV de assistente administrativa júnior
Se está a começar, aposte na formação, nos estágios e nas ferramentas.
O que valorizar
Até as experiências curtas contam.
- Estágios em administração ou em gabinetes de contabilidade.
- Projetos escolares de contabilidade ou simulações empresariais.
- Cursos de Excel, faturação eletrónica, contabilidade.
- Experiência de secretariado ou receção.
Exemplo de perfil
Concreto e honesto.
- «Formada em Administração, Finanças e Marketing, com estágio de 6 meses num gabinete de contabilidade (registo de faturas e de caixa e bancos). Bons conhecimentos de Excel. Procuro uma função júnior em administração.»
Carta de apresentação
Para funções de escritório é pedida com mais frequência: deve ser curta, organizada e sem erros.
Estrutura
Três parágrafos curtos.
- A função a que se candidata e onde a viu.
- Experiência principal e ferramentas, ligadas ao anúncio.
- Disponibilidade e fecho.
Exemplo curto
Adapte.
- «Candidato-me à função de assistente administrativa. Nos últimos 6 anos fiz com autonomia a faturação eletrónica, os registos de caixa e bancos, as reconciliações e as cobranças numa PME industrial, colaborando com o contabilista nos fechos. Utilizo ERP e Excel avançado. Teria todo o gosto em aprofundar numa entrevista.»
